Per jaar ontvangt u veel facturen van leveranciers. Deze facturen moeten allemaal in het systeem verwerkt worden om ze te betalen. Vaak worden deze facturen handmatig verwerkt in de systemen. Dit kost veel tijd en geld en is bovendien erg foutgevoelig. Een manier om deze facturen sneller te verwerken en fouten te verminderen is het verzenden en ontvangen is om e-facturen op te nemen in ProCare.

Wat zijn e-facturen?
Er wordt nog weleens gedacht dat een e-factuur een factuur in een PDF-bestand is, dit is niet het geval. Een elektronische factuur is een gestructureerd, digitaal bestand, waarin alle factuurgegevens op een vooraf vastgestelde plek staan. De elektronische factuur wordt herkend door ProCare en wordt automatisch ingelezen en verwerkt.

Wat zijn de voordelen van e-facturen?

• Het ontlast de administratie. Vanwege de vaste structuur en daarmee de mogelijkheid om het geautomatiseerd te verwerken in het systeem hoeft de administratie hier geen handeling op te verrichten.
• Snellere afhandeling. Facturen komen bijvoorbeeld binnen per e-mail en worden met behulp van de inbox functionaliteit van ProCare vanuit de e-mail direct in de applicatie ingelezen. De hoeveelheden papieren facturen worden zo geminimaliseerd.
• De kans op fouten is minimaal. Door de vaste structuur worden de gegevens die in de factuur staan 1 op 1 overgenomen in de velden binnen ProCare. Hierdoor hoeft u gegevens niet handmatig in te voeren.

Wist u dat…

• E-facturen wettelijk gelijk zijn aan de papieren- of PDF-factuur.
• Er verschillende formaten e-facturen bestaan. Een leverancier is daarin vrij om te kiezen welk formaat e-factuur zij aanleveren. ProCare is in staat om alle formaten facturen te vertalen naar de juiste velden in ProCare.
• Ontvangst van e-facturen niet persé per e-mail hoeft. Het is namelijk ook mogelijk deze facturen direct in de import map van ProCare te laten plaatsen of van een platform af te halen.
• Waarschijnlijk is een groot deel van uw leveranciers al in staat om een e-factuur te versturen. Neem contact op met uw leverancier om de mogelijkheden te bespreken.

Wilt u meer informatie over e-factureren in ProCare? Neem dan contact op met Micha de Monnink via telefoonnummer 06 4339 2807.